El canal denuncia es la herramienta que tienen los empleados, consumidores, proveedores o cualquier otra persona que se acerque a una empresa para denunciar de modo confidencial y con la preservación del anonimato los posibles comportamientos irregulares, fraudes o abusos de los cuales tenga constancia y se hayan producido dentro de la organización.
¿Qué es el canal denuncia?
Nacido como un mecanismo de comunicación en la que los miembros trabajadores de una empresa y toda aquella persona externa pero vinculada a ella, permite la posibilidad de denunciar comportamientos nocivos, infracciones, fraudes, actos de corrupción, cualquier tipo de acoso o ilegalidades que se hayan producido en los límites de la entidad.
Asimismo, este cauce de información también rastrea los delitos e irregularidades que se produzcan en el interior de la empresa y protege el anonimato y la confidencialidad de las personas que se decidan a denunciar actos delictivos.
¿Obligatoriedad del canal de denuncias?
Tras la aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, independientemente de su actividad y su facturación, las empresas con 50 o más trabajadores deben tener implementado un canal denuncia interno.
Pasado el tiempo para instaurar de manera obligatoria esta herramienta en las entidades, se hace vital que las empresas lo tengan instaurado, porque están fuera de plazo y se arriesgan a sanciones económicas importantes que oscilan entre 100 000 euros y el millón de euros, ya que la fecha límite fue el 1 de diciembre de 2023 para las empresas con 50 o más empleados.
¿Beneficia al trabajador o a la empresa?
Por otro lado, esta medida provoca beneficios tanto en la empresa como en sus trabajadores. Los empleados se sienten más seguros al estar protegidos y poseer un canal por el que pueden trasladar sus denuncias de manera anónima y confidencial sin tener en cuenta el temor a una posible represalia.
Entretanto, la empresa recibe información de las actitudes o actividades nocivas que se producen dentro de la misma. De este modo, la organización puede cribar aquello que no es ético y que se aleje de lo moral y que no permita a su entidad ser un lugar seguro para toda persona que se acerque a ella, ya sean trabajadores, clientes o proveedores.
Por ello, si necesitas ayuda o tienes dudas para implementar el canal denuncia en tu organización, comunícate con Auditaris, que también, por ejemplo, tiene entre sus servicios el Esquema Nacional de Seguridad.
Fases del canal denuncia
La implantación de esta herramienta es un proceso muy importante y que debe tener la totalidad de sus pasos bien asentados, ya que pelea contra los situaciones nocivas que pueden ocurrir dentro de una empresa como acoso, corrupción o fraude, entre otros. Transmite tus dudas a Auditaris.
La primera fase para instaurar el canal de denuncias en una entidad será definir algunas decisiones al respecto. ¿Cuál es la meta de esta medida? ¿Cuál va a ser la vía de comunicación? ¿Quién va a ser el responsable? ¿Qué se hará cuando se reciban denuncias? Estas serán algunas de las preguntas iniciales.
Cuando la pertinente denuncia llegue a través del canal asignado, será recibida por el responsable del canal denuncia, que deberá estar respaldado por la empresa. Este encargado será quien estudie la denuncia para determinar si debe ser tramitada o no.
En el caso que la denuncia siguiera adelante, seguiría el reglamento y las directrices marcadas por la empresa y el responsable del canal de denuncias.
Por su parte, se abriría el plazo de siete días para informar al denunciante de la acogida de su acusación. Una vez tramitada la denuncia, la organización dispondrá de un plazo máximo de tres meses para realizar la correspondiente investigación interna que esclarezca la demanda. Si fuera necesario, el plazo se podría prolongar otros tres meses más al ser un caso de especial complejidad.
¿Cuáles son los objetivos del canal denuncia?
Los principales objetivos del canal denuncia, que tiene una dimensión pública y se ocupa de delitos cometidos en la organización, involucrando a proveedores, clientes y otros agentes externos, son:
- Las denuncias y las soluciones de las irregularidades o infracciones en el seno de la empresa.
- La protección de los denunciantes.
- La tramitación de las denuncias anónimas.
Características del canal denuncia de una empresa
Para el correcto funcionamiento de un canal de denuncias es indispensable algunas características como la accesibilidad, la confidencialidad, la formación de un responsable y la claridad de la empresa, entre otras. Por ello, estas son algunas de las características que debe poseer un canal de denuncias para ser efectivo:
- Accesibilidad: tanto para los empleados como a toda persona que quiera acceder a él. Debe ser fácil acceder al canal de denuncias.
- Confidencialidad: por supuesto, las personas que decidan presentar cualquier denuncia en el canal de denuncias deben poder hacerla de manera anónima y confidencial.
- Seguridad: aunándolo con el punto anterior, el canal de denuncias debe asegurarse de la información que recibe y proteger los datos de las personas que denuncian.
- Formación de los empleados: la empresa debe informar y explicar sobre la información y la formación precisa sobre la implementación del canal de denuncias.
- Establecimiento de normas: la empresa informará sobre los pasos a seguir cuando se notifique una denuncia mediante el canal de denuncias.
- Responsable: la empresa deberá asignar a un responsable que gestione y siga las denuncias que lleguen a través del canal de denuncias.
- Resolución: además del seguimiento de las denuncias recibidas a través del canal denuncia, la empresa deberá investigar cada denuncia y tomar las medidas necesarias en cada una de ellas.
¿A través de qué canal llegan las denuncias?
Las denuncias de los empleados, clientes, proveedores o cualquier persona que esté cerca de una empresa pueden llegar a la organización mediante canales de denuncia orales, que es cuando las infracciones se notifican frente al responsable del canal de denuncias, y canales de denuncia por teléfono, que es cuando la denuncia se realiza a través de una llamada telefónica.
También, las denuncias pueden llegarle al responsable por canales de denuncia por correo electrónico, que se refiere a cuando la denuncia se traslada a través de un correo electrónico específico para ello y por canales de denuncias vía web, que es cuando la queja se notifica por herramientas informáticas específicas que gestionan estas notificaciones.
Asimismo, también se puede contar con dos canales más, dependiendo desde dónde se notifique la denuncia.
- Vía interna: esta herramienta es gestionada y supervisada por un empleado de la misma empresa, que es quien se ocupa de la creación, gestión y todo aquello que tenga que ver con cursar las denuncias y con el cumplimiento interno.
- Vía externa: se contrata a una empresa externa para que lleve a cabo todo lo que tenga que ver con la gestión de este canal.
Además de explicar qué es el canal denuncia, Auditaris se centra en la gestión efectiva del canal de denuncias facilitando un software especializado en Recursos Humanos. Este sistema ofrece la capacidad de personalizar diversas características, asegurando la máxima confidencialidad y seguridad para los denunciantes. Por lo tanto, una consultoría en protección de datos puede ser un gran aliado a la hora de implementar el canal denuncia.
Esperamos que este artículo sobre el canal denuncia te haya sido de utilidad. Recuerda que Auditaris aporta un valor añadido a cada parte del proceso de activación del canal denuncia dentro de la organización. Podrás contratar y disfrutar de todos los servicios que ofrecemos. Contacta con nosotros.
