Consells per aplicar la Llei de protecció de dades

Comproveu que el compte de correu que apareix a la Clàusula Informativa de Protecció de Dades funciona correctament. Podeu enviar un mail a la mateixa i comprovar la seva correcta recepció.

Exercici Drets ARCO

Reviseu que les persones de la vostra organització que tenen accés a dades de caràcter personal poden informar del procediment a seguir per l’afectat.
Tingueu preparada la Clàusula Informativa de Protecció de Dades per lliurar a cada client, tant nou com antic. Aquesta ha de ser signada per cadascun. El full ve preparat amb dues còpies, havent de lliurar-ne una al client i arxivar la restant.

Recordeu que si heu tingut alguna incidència on s’exerciti el dret d’accés, rectificació, cancel·lació o oposició, teniu un màxim de 10 dies per respondre o solucionar la incidència.

Còpies de seguretat

Segons la LOPD Ud. ha de realitzar almenys una vegada per setmana còpia de seguretat dels fitxers que continguin Dades Personals. És possible que si feu còpies incrementals, aquestes es vagin realitzant durant la setmana fins a realitzar la còpia completa. Superviseu que s’estan copiant adequadament i sense cap error.

Comproveu que les còpies de seguretat estiguin correctament realitzades i desades en un lloc segur, amb clau.

Realitzeu una prova de restauració de les còpies de seguretat per veure que el seu funcionament és correcte.

Control intern o extern

Realitzeu un control intern de tota la documentació generada respecte a la LOPD. El Responsable de Seguretat i l’Encarregat de cada fitxer han de revisar que s’hagi complert amb tota la normativa marcada al Document de Seguretat.

Claus de seguretat

Canvieu totes les claus una vegada a l’any, tant d’accés als vostres ordinadors com a les bases de dades. Procureu que estiguin formades per un mínim de 8 dígits i que siguin alfanumèriques, és a dir, que barregin números i lletres.

Arxiveu de forma organitzada tots els correus electrònics.

Reviseu si hi ha hagut canvis en la vostra organització i comproveu que està reflectit al vostre Document de Seguretat. Treballadors nous, canvis d’ordinador, nous proveïdors a què cedeixi dades, etc.

No és obligatori, però és aconsellable que la seva empresa de LOPD li faci un Manteniment.

Auditoria nivells mitjà i alt

Si el vostre Nivell és Mitjà o Alt, la vostra organització està obligada a realitzar una Auditoria cada 2 Anys.

Registreu i solucioneu totes les incidències que es vagin produint. Registreu al vostre Document de Seguretat totes les Entrades i Sortides de Suports de la vostra organització.

Us recomanem la instal·lació d’un sistema professional de Còpies de Seguretat per una empresa professional.

Destrucció i esborrament de Documents

Sempre que es procedeixi a la destrucció o esborrament de documents, caldrà prendre les mesures oportunes per evitar que puguin accedir a la informació terceres persones.

Informi i formi els seus recursos humans sobre la Llei de protecció de dades i els processos que han de complir.

Si la vostra organització té pàgina web ha d’aplicar el mòdul LSSI perquè compleixi amb la LOPD.

No realitzeu enviaments no autoritzats de correus electrònics ni promocions que no respectin el reglament de la LOPD.

Els suports amb dades especialment sensibles han de permetre la personal autoritzat identificar-los mitjançant un sistema d’etiquetatge comprensible que dificulti la identificació a la resta de treballadors.

Trasllat de Documentació

Si heu de traslladar documents o suports amb dades personals fora dels seus locals, ho heu de fer sempre sota la supervisió i control del responsable del fitxer o tractament, tenir l’autorització pertinent i estar degudament reflectit en el document de seguretat. Entre això documents i suports incloem els adjunts i dades personals remesos en un correu electrònic.